Eerst moeten beheerders groepen aanmaken voor hun leden. Vervolgens kunnen ze rechten toekennen om te bepalen tot welke pagina’s, functionaliteiten en gegevens elke rol toegang heeft en welk toegangsniveau ze krijgen.
Voor de meeste functies zijn er 3 mogelijkheden, met een extra niveau beschikbaar in specifieke gevallen.
- Geen toegang, waarbij gebruikers geen toegang hebben tot de pagina of de gegevens erop.
- Alleen lezen, waarmee gebruikers de gegevens op de pagina kunnen bekijken, maar geen aanpassingen kunnen maken.
- Alleen belangrijke data lezen, alleen toegang tot belangrijke gegevens om het systeem te laten werken. Denk hierbij aan namen en e-mailadressen, maar geen geboortedatum of telefoonnummers. Deze gebruikers kunnen de gegevens alleen lezen, maar niet bewerken of verwijderen.
- Volledige toegang, waarmee gebruikers volledige toegang krijgen, inclusief rechten om gegevens te bekijken, te bewerken en te verwijderen.